Бизнес Статьи

Делопроизводство

Для тех, кто только начинает, управление рабочим процессом — не самое простое поле деятельности. И в этом вам может Almexecm.com.ua

Таким образом, вы в конечном итоге задаетесь вопросом — что, черт возьми, представляет собой рабочий процесс, и как я могу использовать его, чтобы сделать свой бизнес более эффективным? Ну, мы собираемся объяснить только это!

Как начать работу с рабочими процессами для вашего бизнеса
Как вы можете работать более эффективно из дома?
Almexecm избавляет от многих трудностей, связанных с использованием документов и блок-схем Word / Google для документирования и запуска ваших процессов. Он заменяет статические документы и блок-схемы — давая вам возможность автоматизировать и запускать ваши процессы.

Заставляя себя записывать наши процессы и ноу-хау в Almexecm, мы теперь можем гарантировать, что шаги никогда не будут пропущены или выполнены не по порядку. Там меньше ошибок и много времени сэкономлено на тренировках.

Итак, что такое рабочий процесс?
Проще говоря, « рабочий процесс » — это то, как вы выполняете работу. Это ряд задач, которые необходимо выполнить, чтобы достичь какой-то повторяемой бизнес-цели.

Ключевое слово здесь повторяется . Рабочий процесс не следует путать с задачей (единовременной задачей) или набором задач, собранных вместе (это проект). Это цепочка задач, которые выполняются последовательно и что-то, что вы делаете на регулярной основе .

Чтобы дать вам лучшее представление о том, как это работает, давайте рассмотрим практический пример: наем сотрудников . Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, вам нужно объяснить, как работает компания, какова его роль и так далее.

 

Когда люди ссылаются на «рабочие процессы», они имеют в виду графическое представление. Обычно это делается в форме диаграммы и документации рабочего процесса или программного обеспечения для управления рабочим процессом .

В конце концов, просто перечислить задачи приятно, но на самом деле это мало что дает для вашего бизнеса.

Однако их визуализация действительно может изменить правила игры. Составляя рабочий процесс в виде блок-схемы и документируя любую важную информацию о его завершении, вы можете анализировать и улучшать процесс, а также устранять узкие места.

Использование программного обеспечения рабочего процесса, с другой стороны, позволяет отслеживать все ваши рабочие процессы от начала до конца.

Чтобы помочь вам получить максимальную отдачу от вашего бизнеса, мы собираемся объяснить, как документировать ваши рабочие процессы, а также использовать программное обеспечение для управления рабочими процессами, чтобы отслеживать и автоматизировать их.

Рабочие диаграммы и документация
Диаграмма рабочего процесса является графической иллюстрацией процесса в виде некоторого типа диаграммы. Это может быть, например, блок-схема , SIPOC , дорожка плавания, карта потока создания ценности и множество других. Вот базовый пример блок-схемы рабочего процесса…

блок-схема рабочего процесса маркетинга контента
Пример блок-схемы рабочего процесса: контент-маркетинг

Документация рабочего процесса , с другой стороны, представляет собой документ, в котором перечислены подробности рабочего процесса. Вы должны перечислить информацию, такую ​​как …

Как именно вы завершаете каждый шаг?
Какие инструменты, аппаратное обеспечение или программное обеспечение вам нужно для завершения шага?
Кто отвечает за какие шаги?
Чтобы получить максимальную отдачу от рабочих процессов, вам необходимо создать диаграмму и документацию. Это дает вам более полное представление о том, что такое рабочий процесс и из чего он состоит. В свою очередь, это может помочь вашему бизнесу с…

Анализ и улучшение рабочих процессов — Вы знаете, что в вашем бизнесе есть рабочие процессы, но настолько ли они эффективны, как могли бы быть? Для большинства организаций ответ — жесткое «нет». Создание схемы и документации позволяет анализировать рабочий процесс и находить узкие места и недостатки.
Новый прием на работу — всякий раз, когда вы берете на работу, вы должны объяснять каждому новому сотруднику, как выполнять определенные рабочие процессы. Это может означать большую вовлеченность и потерю времени с вашей стороны. С документацией у ваших сотрудников есть один документ, с которым можно поучиться и ссылаться, если они что-то забудут.
Звучит полезно, правда? Итак, вот как документировать ваши рабочие процессы, а также создавать диаграммы рабочих процессов …

Сфера — Какие команды, отделы и специалисты задействованы в рабочем процессе? Если рабочий процесс предназначен для создания и утверждения маркетингового бюджета, в нем могут участвовать маркетинговая команда и финансовый директор.
Процедура — точные шаги, которые включает рабочий процесс, и соответствующая диаграмма.
Дополнительная информация — любая дополнительная информация о рабочем процессе. Например, если сотрудникам требуются учетные данные для доступа к определенному программному обеспечению, где они могут его найти?
Затем разместите документацию в своем любимом онлайн-хранилище или инструменте управления проектами. Как дано, дайте доступ любому соответствующему сотруднику.

Вместо документирования ваших рабочих процессов на бумаге вы можете полностью оцифровать их с помощью программного обеспечения.

Вы можете создавать документацию по рабочему процессу с помощью программного обеспечения (как с диаграммой), но программное обеспечение также может помочь с выполнением.

Вместо того, чтобы просто предоставлять доступ к документу, вы регистрируете своих сотрудников в программном обеспечении и назначаете им определенный рабочий процесс. Всякий раз, когда кто-то запускает рабочий процесс, система уведомляет об этом соответствующих сотрудников, и им автоматически назначаются задачи, сроки и т. д.

В Tallyfy мы используем собственное программное обеспечение для рабочих процессов. Вы получаете оба вида сверху вниз для менеджера (всех выполняемых рабочих процессов)…

И конкретный вид задачи для вашего среднего сотрудника …

Основное различие между программным обеспечением и обычной документацией состоит в том, что программное обеспечение намного более эффективно. Вы можете видеть, что происходит с вашими процессами в режиме реального времени, кто за что отвечает, есть ли какие-либо узкие места и т. д.

Это, в свою очередь, имеет много преимуществ для вашего бизнеса …

Автоматизация рабочего процесса — программное обеспечение автоматизирует связь. Вместо того, чтобы отправлять тонны электронных писем для делегирования новых задач, программное обеспечение делает это для вас (оставляя вашим сотрудникам больше времени, чтобы сосредоточиться на работе, которая создает ценность).

Подотчетность — Вы всегда можете знать, кто отвечает за какую задачу или рабочий процесс. То есть, если что-то пойдет не так, легко найти причину этого. Это делает вашу команду более ответственной за свою работу.

Зрительный Узкий — Программное обеспечение позволяет вам знать , когда есть пропущенные сроки или узкие места в пределах рабочего процесса, что позволяет придумать решение как можно скорее.

Эффективность. Благодаря упомянутым выше преимуществам ваш бизнес в целом становится более эффективным.

Отчеты. Большинство программ для управления рабочими процессами предоставляет вам доступ к аналитике и отчетам, позволяя измерять и улучшать рабочие процессы.

Добавить комментарий